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Neben den vielfältigen wirtschaftlichen und technischen Vorteilen, stellt die E-Mail-Archivierung für Unternehmen zudem eine zwingende Notwendigkeit dar. Die geltenden rechtlichen Anforderungen können ohne eine solche Lösung nicht erfüllt werden.

Wir möchten Sie daher nachfolgend, in kurzen Zügen, mit den wichtigsten Informationen versorgen:

Was muss archiviert werden?

Gem. § 147 der Abgabenverordnung gelten für:

- Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lagerberichte, Eröffnungsbilanz und alle
zu deren Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen

- die empfangenen Handels- und Geschäftsbriefe

- Kopien der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe

- Buchungsbelege

- sonstige Unterlagen, soweit diese für die Besteuerung von Bedeutung sind

Hierzu gehört die komplette Korrespondenz, durch welche ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wurde. Hierzu zählen auch Emails, wenn die Korrespondenz auf diesem Wege geführt wurde.

Wie lange muss archiviert werden?

Die Aufbewahrungsfristen sind im Handelsgesetzbuch, § 257 HGB, und der Abgabenverordnung, § 147 AO, festgelegt.

- Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lagerberichte, Eröffnungsbilanz und alle
zu deren Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden.

- Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe, Kopien der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe und darüber hinaus alle sonstigen Unterlagen, soweit diese für die Besteuerung von Bedeutung sind, müssen 6 Jahre aufbewahrt werden.

Aufgrund der Vielzahl der täglich empfangenen und versendeten Emails ist eine Aufteilung in archivierungspflichtige end und nicht archivierungspflichtige Emails nahezu unmöglich. Es wird daher des Öfteren dazu übergegangen, einfach alle Emails zu archivieren. Diese Prozedere kann aber rechtliche Folgen haben, wenn den Mitarbeitern die Nutzung des Emailsystems für private Korrespondenz genehmigt ist. In diesem Fall handelt das Unternehmen als ein geschäftsmäßiger Anbieter von Telekommunikationsdiensten und unterliegt somit den Pflichten aus dem Bundesdatenschutzgesetzt (BDSG) und dem Telekommunikationsgesetz (TKG), die mit der zentralen und automatischen Archivierung alle Emails in Konflikt stehen. Eine Nichtbeachtung dieser Pflichten kann mit empfindlichen Strafen belegt werden.

Wer trägt die Verantwortung?

Verantwortlich für die ordnungsgemäße Umsetzung der rechtlichen Anforderungen zur Aufbewahrung von u.a. Emails liegt bei der Geschäftsführung des jeweiligen Unternehmens. Kommt diese den gesetzlichen Pflichten nicht nach, so drohen empfindliche Bestrafungen bis hin zu, in besonders schweren Fällen, Freiheitsstrafen.

Sind Sie sich sicher?

Können Sie voller Überzeugung von sich behaupten, dass dieses Thema in Ihrem Unternehmen lückenlos erfüllt wird?

Wenn nein, dann lassen Sie sich besser von uns beraten. Wir helfen Ihnen, dass für Sie passende Email-Archivierungssystem zu finden, richten dieses auf Ihren Servern ein und werden, auf Wunsch, auch gerne die Wartung hierfür übernehmen.

Für eine Terminvereinbarung senden Sie eine Email an info@buekom.de oder rufen Sie uns an unter 06203-9540-0.

Warten Sie nicht zu lange…

(Dieser Artikel dient lediglich der Information und stellt weder Rechtsberatung dar noch gilt hier ein Anspruch auf Vollständigkeit)